E-Mails müssen keine Zeitdiebe sein

Ich bin ein großer Fan von E-Mails. Zu Unrecht werden E-Mails in letzter Zeit immer öfter zu Zeiträubern erklärt, denn im Vergleich mit anderen Kommunikationsmitteln bieten E-Mails viele Vorteile, eindeutiger und Zeit sparender zu kommunizieren und dabei Stress zu vermeiden.

Thematisiert wird meist, dass das ständige Eintreffen von E-Mails uns immer und immer wieder aus der Arbeit reißt und wir so mit weniger Konzentration viel länger für eine Aufgabe benötigen und am Ende gestresst sind.

So kann es gehen und der Tipp, die Automatik abzustellen und stattdessen nur noch zu festen Zeiten seine E-Mails abzurufen und zu beantworten, ist auch vernünftig. In diesem Zug das Telefon als besseres Kommunikationsmittel zu preisen, ist ein Irrweg.

E-Mails bieten gerade den Vorteil, nicht sofort reagieren zu müssen, sondern den Zeitpunkt für die eigene Kommunikationsaktivität selbst zu bestimmen. In den meisten Fällen ist die E-Mail die bessere Wahl, weil das Formulieren hilft, Gedanken zu ordnen, zu Ende zu denken, also ausgereiftere Ideen zu präsentieren.

Viel von dem Unsinn, der am Telefon gesagt wird, würde man in einer E-Mail nie an den Empfänger schicken. In der E-Mail gibt man sich mehr Mühe, was unter anderem darin begründet ist, dass die E-Mail dauerhaft erhalten bleibt und weitergeleitet werden kann.

In ihrer Beständigkeit liegt ein weiterer, entscheidender Vorteil: Was im Meeting oder am Telefon beredet wird ist oft schon in der nächsten Woche vergessen, im Idealfall wird ein Protokoll oder eine Gesprächsnotiz angelegt – wie oft passiert das?

E-Mails – auch die eigenen! – lassen sich archivieren und diese Archive sind durchsuchbar. Die eigenen guten Ideen aus dem vorigen Jahr sind in Sekundenschnelle über eine Suchfunktion aufspürbar.

Es dauert länger, die E-Mail zu formulieren. Dafür haben alle etwas in der Hand und nicht nur unterschiedliche Eindrücke davon, worüber man gesprochen hat. Mehr Zeit in das Nachdenken zu investieren, ist selten ein Fehler, sondern zahlt sich in Form besserer Ergebnisse sowie Zeitersparnis aus. Was man einmal richtig gemacht hat, hat man erledigt.

Da sind wir schon bei der wahren Ursache der E-Mail-Flut, die so viele von uns tagtäglich heimsucht: schnell auf der Tastatur, langsam im Kopf. Es wird zu wenig nachgedacht bei der E-Mail-Kommunikation. Mehr Sorgfalt (nicht nur bei der Auswahl der Empfänger) bringt es zwangsweise mit sich, den Output zu reduzieren.

Sorgfältiger formulierte E-Mails mit gut durchdachten Inhalten ziehen zudem weniger Folgekommunikation z. B. durch Nachfragen und Einwände nach sich. Müssen weniger E-Mails beantwortet werden, steht für jede einzelne mehr Zeit zur Verfügung, was wiederum der Qualität zugute kommen kann.

Treffen weniger E-Mails im Posteingang ein, wird es in vielen Fällen überhaupt erst wieder möglich sein, jede wichtige Mail zu beantworten. Wie viele von uns kapitulieren zeitweise einfach vor der Menge an eintreffenden Mails?

Über Oliver Springer 350 Artikel
Seit 2008 bin ich im Hauptberuf Blogger und schreibe für eigene Projekte und im Auftrag zu einer Reihe von Themen, darunter Kaffee, Internet, Mobilfunk, Festnetz, Video-on-Demand, Selbstmanagement und Musik … Zuvor hatte ich 14 Jahre lang als Moderator und Redakteur für den Radiosender JAM FM gearbeitet, wo ich später auch den Internetauftritt betreute. Mit einem meiner Radiokollegen gründete ich bereits 2002 die Urban Music Website rap2soul.de.

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